Virtuelles Design Thinking: warum das keine Notlösung sondern eine Bereicherung ist!

Für viele ist Design Thinking und agiles Coworking Gewohnheit geworden. Post-its werden am Kanban Board geklebt, Standups werden reflexartig zu gemeinsamen Projekten abgehalten und ohne Furcht wird zum Whiteboard-Marker gegriffen. Durch COVID-19 hat sich der gemeinsame Arbeitsalltag ins Home Office und damit in digitale Gefielde verlagert. Aber das bedeutet noch lange nicht, dass das kreative Schaffen unterbrochen ist! Wie eine gelungene virtuelle Übersetzung von Kreativprozessen funktionieren kann, stellen wir hier anhand unserer praktischen Erfahrung vor.

*Schulterblick auf die virtuelle Whiteboard Landschaft.*

Wie gelingt ein virtueller Workshop?

Orientierung durch Struktur

Die größte Herausforderung ist offensichtlich: wir stehen uns nicht gegenüber. Das bedeutet, dass man als TeilnehmerIn vor allem aber als Facilitator sehr viel weniger die aktuelle Stimmung spüren kann. Es fällt schwer zu erkennen, ob Übungen unklar sind, wer noch eifrig am arbeiten ist, wer eine Pause benötigt. Das fühlt sich an, wie wenn man als Rechtshänder plötzlich mit der linken Hand schreibt: etwas Vertrautes wird schlagartig fremd und schwierig.

*Virtuelles Design Thinking in einem digitalen Whiteboard (Mural)*

Im Vergleich zum physischen Kreativ Workshop bekommt die minutiöse Vorbereitung einen noch höheren Stellenwert. Konkret: sämtliche Schritte im Prozess sind exakt definiert und für die TeilnehmerInnen sichtbar und eigenständig auffindbar. Wir arbeiten dazu mit sehr individuell designten Whiteboard Templates, in denen sich Aufgabenstellung, Zeitrahmen, Erklärungen und Fragestellungen wiederfinden. Wie auf einem Spielbrett wird damit intuitive und ja, auch spielerische Orientierung gegeben. Gerade beim Design Thinking ist wichtig, dass sich die TeilnehmerInnen einerseits frei bewegen können, um ihren Gedanken freien Lauf zu lassen, andererseits aber auch einfach wieder zurückfinden in den Prozess der Gruppe.

Ich schreib's auf. Nein, ich schreib's auf.

Daher ist es auch essentiell, dass alle TeilnehmerInnen mit den eingesetzten Tools zurecht kommen. Wir setzen dafür auf eine Kombination aus Videotelefonie mit Zoom, Slack oder Microsoft Teams und einem virtuellen Whiteboard von Mural, MS Whiteboard oder Miro. In einem ersten Skill-Building (ähnlich zu Lego Serious Play) werden die ersten Schritte begleitet und ein paar praktische Tipps zur Bedienung erklärt. Das geschieht am besten anhand eines konkreten Beispiels, das auch dazu dient, das Workshop Setting von Raum und Gruppe gemeinsam zu definieren. In einem Brainstorming und anschließendem Voting einigen wir uns als Auftaktübung darauf, wie der virtuelle Workshop-Raum aussieht und eingerichtet wird.

*Beispiel für ein virtuelles Dot-Voting zur Ausstattung des virtuellen Workshop-Raumes, unsere Auftaktübung.*

Roger, over and out

Ganz unten auf der Maslow´schen Bedürfnispyramide eines virtuellen Workshops steht eine klare Kommunikation ohne Aussetzer, Nebengeräuschen und Ablenkungen. Das sind die allgemeinen Grundregeln von erfolgreichen Webkonferenzen, die umso mehr Bedeutung erhalten, je intensiver der Austausch in der Gruppe ist. Headset, stabile Internetverbindung, Videokamera, die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen und ein Rückzugsort, in dem man ungestört arbeiten kann. Niemand möchte in einem wilden Brainstorming sich abwechselnd stumm und aktiv schalten müssen. Das ist einleuchtend, aber sehr viel leichter gesagt als getan. In der Vorbereitung ist darauf zu achten, dass dieser Punkt bei allen TeilnehmernInnen gewährleistet ist.

Unweigerlich kommt es vor, dass sich TeilnehmerInnen verlieren: Wo seid ihr? Was machen wir gerade? Mural bietet hier die Möglichkeit den Bildausschnitt anderer Teilnehmer einzusehen und vor allem die übrigen Teilnehmer in die eigene Perspektive zu schalten bzw. virtuell "herzuholen".

*Wenn die Technik läuft, rennt auch der Schmäh.*

Let's build it

Prototyping, also die Erstellung von einfachen aber konkreten Visualisierungen eines Konzepts, ist virtuell ebenfalls ein wenig schwieriger umzusetzen, aber keinesfalls unmöglich. Mit der Zeichenfunktion (am besten mit Grafiktablett) am Whiteboard oder mit der kollaborativen Designlösung Invision oder auch mit einem Lego Serious Play mehr bewältigen als es auf den ersten Blick scheinen mag. So lassen sich die Prototypen auch virtuell testen. Man ist so weniger dicht an den Emotion des Befragten dran. Es lassen sich aber wiederum einfacher mehrere unterschiedliche TesterInnen rekrutieren. Wir mussten feststellen, dass nicht nur die Webcam der Testperson eingeschalten sein sollte, sondern auch die eigene. So kommen definitiv bessere Interviews zu Stande.

„Ich hätte nicht gedacht, dass wir das virtuell so gut hinbekommen. Wow!“

I brauch a Pause

An gemeinsame Pausen denkt man in der Vorbereitung nicht sofort, aber man vermisst sie schnell beim ersten virtuellen Workshop. Alle verschwinden in der Mittagspause und kochen sich ihr Essen. Es fehlt der ungezwungene persönliche Austausch abseits des Workshop Ziels. Es ist uns noch nicht gelungen diese Mittagspause auf eine angenehme Art zu virtualisieren, aber wir arbeiten daran. Bei den kleinen Pausen zwischendurch achten wir jedoch darauf, dass wir sie gemeinsam gestalten. Wir verwenden gerne kleine Yoga Sessions wie den Sonnengruß, den alle TeilnehmerInnen in wenigen Minuten mitmachen. Für mich persönlich sind solche Yoga Einheiten, der eher anstrengendste Teil, aber es hilft dem galoppierenden Hirn eine Pause zu gönnen.

*Der einfache Sonnengruß für den effektiven Pausenmodus. (c)* *Chill the Monkey*

Die Vorzüge von virtuellen Workshops

Handschrift adé

Bei vielen zusätzlichen Komplexitäten im Vergleich zum physischen Workshop gibt es aber auch Dinge, wo das Workshop-Herz lacht. Es muss keine Notlösung sein, sondern ein neues Werkzeug. Beispielsweise gibt es keine unleserliche Handschrift mehr. Gerade wenn die eigene Handschrift kryptische Züge aufweist, ist man froh, wenn von vornherein alles klar und verständlich geschrieben wird. A propos Dokumentation, wie schön ist das Gefühl, wenn nach der letzten Minute auf dem TimeTimer alle Arbeitsergebnisse des Workshops festgehalten sind. Das mühsame Fotografieren zwischendurch sowie das Entziffern und Abtippen danach entfällt gänzlich. Es gibt nicht mehr das Original am Whiteboard und die verschriftlichte digitale Version, sondern es gibt nur mehr beides in einem. Mein Workshop-Herz lacht hier ganz ganz laut.

Gemma Workshop!

Workshops lassen sich virtuell viel spontaner einberufen. Niemand muss anreisen, kein Hotelzimmer buchen und vor allem es keine große Lücke in allen Kalendern gefunden werden. Das schafft neue Dynamiken: wenn niemand reisen muss, fällt der "Zwang" weg das ganze Programm in einem Stück zu absolvieren. Workshop Elemente lassen sich in mehrere Sessions von zweieinhalb Stunden aufteilen, bspw. an einem Tag werden Zielsetzung & explorative Interviews erarbeitet und 2 Tage später treffen wir uns wieder um Ideation & Voting anzugehen.

„Dann treffen wir uns nächsten Montag und machen einfach weiter!“

Lang lebe analog

Virtuell heißt auch nicht, dass alles digital sein muss. Analoge Breakouts machen Spaß. Mit Stift und Papier zu zeichnen und die Ergebnisse umgehend in die Webcam zu halten, bringt Abwechslung und reduziert die Screentime. Sämtliche Erfahrungen, die man in physischen Workshops gemacht hat, kommen einem im virtuellen Raum sehr zu gute. Ob Timeboxing mit der digitalen Stoppuhr, Dot-Voting mit virtuellen Klebepunkten oder einem digitalen Post-It auf dem Feedback-Grid. Es fühlt sich alles schnell vertraut an. Ich sehe dennoch die Teilnahme und die Moderation von virtuellen Workshops deutlich auf dem Fortgeschrittenen-Level statt dem Anfängerniveau.

Planänderung

Aus meiner Sicht zeichnet einen guten Workshop aus, dass man tip top vorbereitet ist, einen soliden Plan erstellt hat, um dann im richtigen Moment davon abzuweichen und das zu zücken, was gerade in dem Moment benötigt. Wie schon erwähnt ist die Vorbereitung eines virtuellen Workshops deutlich aufwendiger, dafür hat man im Falle des Falles auch viel mehr Vorlagen und Templates. Das Arsenal an Templates mit Business Model Canvas, Team Canvas, Kan Ban Board, Feedback Grid, Eigenkreationen und und und ist immer dabei und nur ein paar Mausklicks entfernt. Das macht entscheidende Plan Änderungen leichtfüßig.

Zurück in die Zukunft

Mein persönlicher Favorit der virtuellen Welt ist aber der "Undo" Knopf. Ach, könnte ich dich nicht auch in der physischen Welt haben, um etwas Geschehenes ungeschehen zu machen? Wie praktisch wäre das.

Die 5 Erfolgsfaktoren für einen virtuellen Workshop

Wer einen Design Thinking Workshop virtuell abhalten möchte, muss sich einer Sache bewusst sein: Vorbereitung ist alles. Genauso wie bei einem „real life“ Training, müssen die Team-KollegInnen auf einen Nenner gebracht, Zielgruppen des Workshops klar definiert und das Workshop Design erarbeitet werden. Sobald dieser Schritt getan ist, muss eine grundlegende Struktur in Form eines Templates für den virtuellen Design-Sprint geschaffen werden. Schritt für Schritt bedeutet das:

Die Auswahl des passenden Whiteboard-Tools
Intuitive Aufbereitung der Workshop Struktur
Technischer Check des Home Office Set-Ups (Kamera, Headset…)
Skill Building für die Workshop-TeilnehmerInnen
Konzentrierte CoWorkings (von max. 2,5 Stunden am Stück) inkl. regelmäßiger Pausen

Sie sind auf den Geschmack gekommen, wollen im Team virtuell kreativ sein und benötigen eine maßgeschneiderte Begleitung? Dann werfen Sie einen Blick auf unser Angebot im Detail...

Unser Angebot zur "CoCreation digital"

Jetzt ist die richtige Zeit, um über die Zukunft nachzudenken. Denn eines ist sicher, nach "Corona" wird alles anders sein als es davor war. Folgende Entwicklungen fördern und fordern neue Antworten und Lösungen:

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat einen Boost erfahren
Damit einher geht die zunehmende Digitale Fitness Ihrer Teams, Kunden und Partner
Die Gleichzeitigkeit der Veränderung: Alle starten am selben Punkt.
Jetzt gewinnen die schnellsten und nicht länger die "Beobachter" ;-)

Wir begleiten Sie Schritt für Schritt an neue Ufer!

Das agile und kreative Zusammenarbeiten haben wir gemeinsam die vergangenen Jahre geübt. Nun übertragen wir diese Skills und Methoden in die digitale Welt: auf interaktive, digitale Whiteboards und in Video Konferenzen.

Sie formulieren Ihre Fragestellung oder Herausforderung
Wir übersetzen Ihre Herausforderung in einen kreativen Online Pacours des Zusammenarbeitens
Gemeinsam entwickeln wir die richtigen Fragen und unterschiedliche Lösungen für Ihre Herausforderungen. Und ja, wir bauen Prototypen und testen diese auch - mit Ihren Kunden
Und dann bleiben wir gemeinsam dran: über mind. 3 Wochen entwickeln Sie Ihre(n) Prototypen zu einem ersten marktreifen MVP (Minimum Viable Product), den Sie dann bereits für mutige Pilotkunden einsetzen können!